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              如何避免內控失效

              2022-11-14 19:31:30

              2022年11月12日,在周六全體管理干部早會上,總經理王風華先生以開發案批量申請強制結案的案例為引題,從成本管控、項目評估和組織建設三個方面闡述了如何避免內控失效。

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              周三,產品規劃部的職員反映近期有約100來款的新開發項目工程部申請強制結案。針對產品規劃部反映的問題,公司安排標準辦龍工去調查為什么有這么多新項目需要強制結案。通過調查發現,工程部在系統中申請了約90款的新樣品終止開發計劃,而且有一部分新款的物料已經采購回庫,等待產品試制。之所以發生上述這類現象說明我們在成本管控、項目評估和組織建設等內控還存在失效點。什么是內控呢?內控是內部控制的簡稱,指企業內部的控制運作。內控是外部強加給我們的,它要求企業里的每個人都應該使用正確的方法,做該做的事情。企業管理人員需要更好地掌握從事企業內部控制系統建設所需的基本理論、法規要求、實務操作技能、評價指標和管理方法,從而協助企業提高內部控制系統的有效性。

              一、做好成本管控。

              通過標準辦調查發現,從設計、繪圖、建BOM、PE策劃這四個階段,每款新樣品所付出的工資成本就高達到1078元。如果再算上模具策劃費用、材料費用等,這90款申請強制結案的新樣品在進入新產品試制階段之前就浪費了近25萬元。公司一直強調,財務管理要從記賬式和核算式財務管理上升到管理型財務。管理型財務的根本點在于把財務作為一個內部控制體系。企業管理的重心在控制,而財務控制是這個體系中的核心。財務人員要有敏銳的嗅覺,做到哪里有浪費,哪里就有相應的管控措施,真正做到資金流、信息流、物流的完整和統一。同時,財務部還要培訓其它部門財務知識,讓他們學會算賬。只有各部門負責人學會算賬,有成本意識,才懂得珍惜機會和避免浪費。記得小時候我們學過李紳的一首詩“鋤禾日當午,汗滴禾下土。誰知盤中餐,粒粒皆辛苦?!睘槭裁崔r民珍惜糧食?因為他們知道種田的辛苦,知道一粒谷子是用一滴汗水換來的。孩子們心中的“袁隆平爺爺”為什么受人尊敬?因為他解決了人民吃飯問題,讓農民的收成增多。

              二、項目評估要認真、嚴謹

              工程部申請強制結案的這90款新樣品都是經過NPI策劃的(包括工藝策劃、工序流程策劃、模具策劃、品質策劃、成本策劃和交期策劃等),這些策劃也經過了初審、復審和終審等審核流程,為什么經過這些前期策劃的項目最終選擇放棄開發?一方面說明我們以前的策劃工作不嚴謹,新產品試制和工藝驗證可能達不到預期效果和要求。另一方面是有的新款錯過了客戶新產品的上市時間。眼鏡既是醫療用品,也是時尚產品。如果我們的項目周期拖得太長,就會錯過銷售旺季。為了避免新樣品開發周期過長,錯過銷售季節和節約研發成本,公司要求把產品開發部門的負荷控制在一定的范圍內,并優先處理確定性的新項目(比如客戶的確認樣、客戶的選款、客戶的轉款等)。同時,我們還要招聘成熟的設計師,根據客戶的品牌、消費群體和銷售定價等要素有針對性的給客戶設計,做到精準定位,以提高新產品的命中率。公司要求現任從事策劃工作的PE在這90款強制結案的新項目中汲取經驗和教訓,做到交學費而不浪費,也就是公司所倡導的在工作中學習和在學習中工作,在策劃過程中要做到“認真、嚴謹、規范、高效”。因為NPI策劃是源頭,工程部是制定標準的部門,只有他們的工作做到認真和嚴謹,才能確保產品在批量化生產時能實現高效。

              三、發揮組織建設的積極作用

              工程部申請強制結案的90多款樣品中有一部分是幾個月前的項目,為什么這些新項目幾個月以后才申請強制結案?一方面反映工程團隊不專業,做事沒有邏輯。另一方面說明周邊部門沒有發揮嵌入式管理模式的積極作用。公司早在2019年就推行嵌入式管理模式,即當某一個班組或部門出現問題,我們應發揮組織建設的作用,作為上司和周邊部門就要及時介入處理。單就這個案例來說,與新產品開發相關的周邊部門人員有業務員、新產品規劃部的PD、有負責品質的CE、有負責交期的MPS等,如果他們把腳踩進去了,參與對單,做好交期控制,就會早一點發現問題,把問題扼制在萌芽狀態。如果我們的高管能及時介入處理,就會讓工程部的內部管理更受控,而不是任憑他們亂折騰。早在2019年公司就要求物流部成立工程物控科,給產品開發單位做好物料配套、數據管理和樣品進度管控等工作。如果在2019年物流部就認真落實了這項工作,那么工程部就不會存在尾數無人處理、數據交接不清、在制量超標等種種不良現象。生產部門為什么這幾年漸漸理順了?不是生產單位的管理干部意識和專業化程度提高了,而是我們的高管和周邊部門發揮了嵌入式管理模式和組織建設的積極作用,讓生產單位的問題及時曝露在陽光下,做到事事有人管,處處有監督。

              要想提高企業內部控制系統的有效性,其一我們要做好成本控制,財務管理要從記賬式和核算式財務管理上升到管理型財務,做到哪里有浪費,哪里就有相應的管控措施,真正做到企業資金流、信息流、物流的完整和統一,并教會其它部門算賬,只有各部門負責人學會算賬,有成本意識,才懂得珍惜機會和避免浪費。其二項目評估要做到“認真、嚴謹、規范、高效”。因為NPI策劃是源頭,工程部是制定標準的部門,只有他們的工作做到認真和嚴謹,才能確保產品在批量化生產時能實現高效。其三是企業高管和周邊部門要發揮嵌入式管理模式和組織建設的積極作用,讓所有問題及時曝露在陽光下,做到事事有人管,處處有監督

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